Auch "Das Sekretärinnen-Handbuch" räumt ein, dass es wirklich schwer sei, zwischen den drei Positionen zu unterscheiden. Gleichwohl würde es strukturelle Unterschiede geben:

  • Sekretärin: Eine Sekretärin führe das klassische Sekretariat. Sie sei mithin die Kommunikationsschnittstelle des gesamten Unternehmens oder der Abteilungen. Falls jemand überwiegend klassische Sekretariats-Aufgaben erfülle, sollte er sich auch "Sekretärin" nennen; allein schon deshalb, um externen Geschäftspartnern eine klare Anlaufadresse im Unternehmen zu geben. Auch viele Chefs bevorzugen klassische "Sekretärinnen" in ihren Vorzimmern.
  • Assistent: Nicht selten erledigen Assistenten in der täglichen Praxis die gleichen klassischen Vorzimmer-Arbeiten wie die Sekretärin alter Prägung. Dennoch gibt es nach Darlegung des "Sekretärinnen-Handbuchs" gewisse Unterschiede im Vergleich zu Sekretärinnen. Assistenten arbeiteten in der Regel im Rahmen bestimmter Aufgaben und Projekten eigenverantwortlich. Sie seien mithin weniger weisungsgebunden als eine Sekretärin. Eine Assistentin mit einem eigenen Projekt habe häufig auch Kostenverantwortung und sei weisungsbefugt gegenüber anderen Mitarbeitern. Sie sei zudem mehr Teil eines Teams und habe größere Repräsentationsaufgaben nach außen als eine Sekretärin. Sie sei oft der Lage, den Chef zu vertreten.
    Der Titel "Assistentin der Geschäftsführung" kann zweierlei bedeuten: Entweder wird eine Assistentin zur Entlastung des Chefs oder eine Fachassistentin eingesetzt. Bisweilen würden auch in kleineren Unternehmen Einsteiger-Postionen gerne als "Assistenzstellen" ausgeschrieben. Das Handbuch empfiehlt, den Begriff "Assistent" durch Zusätze wie zum Beispiel "Assistentin des Produktionsleiters" eindeutiger zu machen.
  • Office-Manager: Diesen Titel gibt es bei uns erst seit einigen Jahren. Damit sind Sekretärinnen oder Assistenten mit Führungsaufgaben gemeint. In einigen Unternehmen heißen solche Positionen auch "Leitende Assistentin". Früher sagte man "Bürovorsteher". Allerdings hat sich der Titel "Office-Manager" dem "Sekretärinnen-Handbuch" zufolge in der Wirtschaft für das Vorzimmer noch nicht eindeutig durchgesetzt. Auch Teamsekretärinnen würden sich häufig als "Office-Manager" bezeichnen.

 

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